Praxisguide
Ein ausführlicher Erfahrungsbericht darüber, warum ich Handwerkern und Servicebetrieben Zoho FSM empfehle – mit kostenlosem Einstieg für bis zu 20 Nutzer, mobiler Techniker-App und nahtloser Anbindung an das gesamte Zoho-One-Ökosystem. Ehrlich, praxisnah, mit konkreter Einrichtungsanleitung und einem Vergleich der gängigsten Alternativen.
Von Niels Przybilla · Aktualisiert: Februar 2026 · Lesezeit: ca. 15 Minuten
Ich arbeite seit Jahren als Zoho-Berater und habe in dieser Zeit dutzende Handwerksbetriebe und Servicefirmen begleitet – vom SHK-Betrieb mit drei Monteuren bis zum Facility-Management-Unternehmen mit 40 Technikern. Und wenn es ein Muster gibt, das ich immer wieder sehe, dann dieses: Der Außendienst läuft irgendwie. Aber nicht gut.
Der typische Ablauf sieht so aus: Ein Kunde ruft an, jemand im Büro kritzelt den Auftrag auf einen Zettel oder tippt ihn in eine Excel-Tabelle. Dann wird per WhatsApp an den Techniker geschickt: „Fahr mal zum Kunden Müller, Heizung tropft, hier die Adresse.“ Der Techniker fährt hin, schaut sich die Sache an, ruft im Büro an weil er die Seriennummer der Anlage braucht, macht den Job, schreibt die Arbeitszeit auf einen Rapportzettel, lässt den Kunden unterschreiben und wirft den Zettel abends auf den Stapel im Büro.
Zwei Wochen später tippt jemand die Rapportzettel ab und schreibt die Rechnungen. Falls er die Handschrift entziffern kann. Falls der Zettel nicht verloren gegangen ist. Falls der Techniker sich noch erinnert, was er genau gemacht hat.
Und dann fragt der Kunde an: „Wann kommt denn jemand?“ Und im Büro muss jemand erst mal herausfinden, welcher Techniker gerade wo ist, wer noch Kapazität hat und ob das Ersatzteil überhaupt auf dem Wagen ist.
Ich übertreibe nicht. Das ist der Alltag in hunderten von Betrieben. Nicht weil die Leute unfähig sind – im Gegenteil, die meisten Handwerker, die ich kenne, sind exzellent in ihrem Fach. Aber die Organisation des Außendienstes ist ein blinder Fleck. Es wird improvisiert, bis es nicht mehr geht.
Und genau da setzt Zoho FSM an.
FSM steht für Field Service Management – auf Deutsch: Außendienst-Management. Zoho FSM ist eine Software, die den gesamten Ablauf digitalisiert: vom Moment, in dem ein Serviceauftrag reinkommt, über die Disposition und Durchführung vor Ort bis zur fertigen Rechnung.
Zoho FSM ist Teil des Zoho-Ökosystems – das sind über 55 Business-Anwendungen, die alle miteinander kommunizieren. Von CRM über Buchhaltung bis Helpdesk. FSM ist das Werkzeug für alle, die Techniker, Monteure oder Servicemitarbeiter im Außendienst koordinieren müssen.
Der entscheidende Unterschied zu einer Excel-Tabelle oder einem WhatsApp-Gruppenchat: In Zoho FSM hat jeder Beteiligte – Büro, Disponent, Techniker, Kunde – Zugriff auf die Informationen, die er braucht. In Echtzeit. Ohne Anrufe, ohne Zettel, ohne „Ich schick dir das gleich per WhatsApp.“
Damit das nicht abstrakt bleibt, schauen wir uns an, was Zoho FSM konkret kann und wo die Grenzen liegen.
Arbeitsaufträge digital verwalten. Jeder Auftrag hat einen klaren Status: offen, zugewiesen, in Arbeit, erledigt, abgerechnet. Du siehst auf einen Blick, wie viele Aufträge offen sind, wer woran arbeitet und wo es hakt. Schluss mit dem Stapel unbearbeiteter Zettel auf dem Schreibtisch.
Drag-&-Drop-Disposition. Du hast einen Kalender mit allen Technikern und ihren Verfügbarkeiten. Neuer Auftrag rein? Du ziehst ihn per Drag & Drop auf den richtigen Techniker und den passenden Zeitslot. Fertig. Der Techniker bekommt eine Push-Nachricht auf sein Handy. Kein Anruf, keine WhatsApp, kein „Hast du meine Nachricht gelesen?“
Mobile App für Techniker. Das ist der Gamechanger. Deine Techniker haben die App auf dem Handy oder Tablet. Darin sehen sie ihre Aufträge für den Tag, die Kundenadresse mit Navigation, die Anlagenhistorie, benötigte Ersatzteile – alles. Sie können vor Ort Fotos machen, Checklisten abarbeiten, Arbeitszeiten erfassen und den Kunden digital unterschreiben lassen. Und das Beste: Die App funktioniert auch offline. Wenn der Techniker im Keller steht und kein Netz hat, arbeitet er trotzdem weiter. Sobald er wieder online ist, synchronisiert sich alles automatisch.
Kundenhistorie und Anlagenverwaltung. Wenn dein Techniker zum Kunden fährt, sieht er nicht nur den aktuellen Auftrag, sondern die gesamte Historie: Wann war der letzte Service? Was wurde gemacht? Welche Anlage ist verbaut, welche Seriennummer, wann läuft die Garantie ab? Der Techniker muss nicht mehr im Büro anrufen um nachzufragen. Er hat alles dabei.
Automatische Benachrichtigungen. Der Kunde bekommt automatisch eine Nachricht, wenn der Techniker unterwegs ist, und eine weitere, wenn der Auftrag erledigt ist. Das klingt nach Kleinigkeit, aber es reduziert die Zahl der „Wann kommt denn jemand?“-Anrufe im Büro drastisch. Und der Kunde fühlt sich besser informiert.
Wiederkehrende Wartungsaufträge. Du hast Wartungsverträge? Zoho FSM erstellt automatisch die fälligen Aufträge – monatlich, quartalsweise, jährlich, wie auch immer der Rhythmus ist. Du musst an nichts denken. Das System erinnert sich für dich.
Berichte und Dashboards. Wie viele Aufträge haben wir diesen Monat erledigt? Wie lange brauchen unsere Techniker im Schnitt pro Auftrag? Welcher Kunde verursacht die meisten Notfalleinsätze? Diese Fragen kannst du beantworten, ohne stundenlang Excel-Tabellen auszuwerten.
Auch hier will ich ehrlich sein.
Komplexe Routenoptimierung. Zoho FSM zeigt dir, wo deine Techniker sind und plant Einsätze, aber es ist kein dediziertes Routenplanungstool wie Route4Me oder OptimoRoute. Wenn du täglich 30 Techniker durch eine Großstadt lotsen musst und dabei Zeitfenster, Verkehr und Ladekapazitäten optimieren willst, brauchst du eine spezialisiertere Lösung. Für die meisten Handwerksbetriebe mit 3 bis 15 Technikern reicht die eingebaute Planung aber völlig aus.
Sehr branchenspezifische Workflows. Zoho FSM ist branchenübergreifend konzipiert. Das bedeutet: Es funktioniert für SHK-Betriebe genauso wie für Aufzugsservice oder IT-Dienstleister. Aber es hat keine fertige Branchen-Template-Bibliothek wie manche spezialisierte Anbieter. Du musst deine Checklisten und Formulare selbst anlegen. Das ist in einer Stunde erledigt, aber es ist eben nicht vorkonfiguriert.
Tiefgehende Lagerverwaltung. Zoho FSM trackt Ersatzteile auf dem Servicewagen und verbucht Materialverbrauch. Aber wenn du eine vollständige Lagerverwaltung mit Bestellwesen, Mindestbeständen und Lieferantenmanagement brauchst, solltest du zusätzlich Zoho Inventory anbinden. Die Integration funktioniert nativ, kostet aber extra.
Offline-Komplexität. Die App funktioniert offline – aber nicht alle Funktionen sind offline verfügbar. Fotos, Checklisten und Zeiterfassung gehen immer. Aber wenn du offline einen neuen Kunden anlegen oder einen komplexen Bericht abrufen willst, stößt du an Grenzen. In der Praxis ist das selten ein Problem, weil die meisten Techniker zumindest zwischendurch Netz haben.
Unterm Strich: Für Handwerksbetriebe und Servicefirmen mit 2 bis 50 Technikern deckt Zoho FSM 90 Prozent der Anforderungen ab. Die restlichen 10 Prozent betreffen Spezialfälle, die du entweder über Integrationen löst oder die in deinem Betrieb gar nicht vorkommen.
Und das Beste: Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos. Du bekommst 30 Termine pro Monat und kannst bis zu 20 Benutzer anlegen. Für einen kleinen Handwerksbetrieb mit 3 bis 5 Technikern reicht das locker für den Start. Wenn du mehr brauchst, steigst du in den Standard- oder Professional-Plan ein – die Preise richten sich nach der Anzahl der monatlichen Termine, nicht pauschal pro User.
Du willst dir Zoho FSM selbst ansehen? Hier kannst du einen kostenlosen Account erstellen – der Free-Plan mit 30 Terminen/Monat und bis zu 20 Nutzern ist dauerhaft kostenlos. Keine Kreditkarte nötig.
Jetzt kommt der Teil, der den eigentlichen Unterschied macht. Denn Außendienst-Software ist nur ein Puzzlestück. Im Alltag brauchst du mehr: Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, E-Mails, vielleicht einen Helpdesk für Störungsmeldungen, eine Buchhaltung und irgendwann auch Marketing. Die meisten Betriebe lösen das mit einem Flickenteppich aus fünf bis zehn verschiedenen Tools, die nicht miteinander reden.
Genau hier kommt Zoho One ins Spiel. Zoho One ist kein einzelnes Produkt – es ist ein Komplettpaket. Über 45 Business-Anwendungen unter einer Lizenz, einem Login, einer Rechnung. CRM, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Helpdesk, E-Mail, Projektmanagement, HR, Analytics – und natürlich Zoho FSM. Alles integriert, alles aus einer Hand.
Das klingt nach Enterprise-Software für Großkonzerne? Ist es nicht. Zoho One kostet ab etwa 37 Euro pro Mitarbeiter und Monat, wenn du für alle Mitarbeiter lizenzierst. Rechne das mal gegen die Summe deiner aktuellen Einzellizenzen: Lexware für die Buchhaltung, ein separates CRM, ein E-Mail-Marketing-Tool, eine Helpdesk-Lösung – schnell bist du bei 100+ Euro pro Kopf. Mit Zoho One hast du alles in einem.
Hier die Zoho-Apps, die für Handwerker und Servicebetriebe am relevantesten sind:
Und das sind nur die offensichtlichsten. Insgesamt sind es über 45 Apps. Du musst nicht alle nutzen – aber sie sind da, wenn du sie brauchst. Ohne Zusatzkosten, ohne separate Lizenzen.
Zoho One gibt es in zwei Varianten:
Alle-Mitarbeiter-Lizenz (~37 EUR/Mitarbeiter/Monat, jährlich): Jeder Mitarbeiter in deinem Unternehmen bekommt Zugang zu allen Zoho-Apps. Das ist das günstigste Modell und für die meisten Handwerksbetriebe die richtige Wahl. Bei 10 Mitarbeitern sind das rund 370 EUR im Monat – für das komplette Software-Ökosystem.
Flexible-User-Lizenz (~90 EUR/User/Monat, jährlich): Du lizenzierst nur die Nutzer, die Zoho tatsächlich brauchen. Sinnvoll, wenn du viele Mitarbeiter hast, von denen nur ein Teil mit der Software arbeitet.
Zum Vergleich: Salesforce Field Service allein kostet schon 25+ EUR pro User. Dazu Salesforce CRM für weitere 25-80 EUR pro User. Dazu eine Buchhaltungslösung. Dazu ein Helpdesk. Bei Zoho One bekommst du alles für 37 EUR – pro Mitarbeiter, nicht pro Tool.
Zoho One ansehen? Hier geht es zur Registrierung – alle 45+ Apps, ein Preis, eine Rechnung.
Die wahre Stärke von Zoho FSM zeigt sich nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel mit dem restlichen Ökosystem. Hier ein konkreter Tagesablauf, wie ich ihn bei Kunden eingerichtet habe:
Montag, 08:15 Uhr. Frau Müller ruft an. Ihre Heizung macht komische Geräusche. Die Mitarbeiterin im Büro sieht in Zoho CRM sofort: Bestandskundin seit 2023, Viessmann Vitodens 300-W, letzte Wartung vor 8 Monaten. Sie erstellt direkt aus dem CRM-Kontakt einen Serviceauftrag in Zoho FSM. Kundenadresse, Anlagendaten, Problembeschreibung – drei Klicks, fertig.
08:20 Uhr. Die Disponentin schaut auf den Einsatzkalender in FSM. Techniker Marco hat um 10:00 Uhr noch einen Slot frei und ist sowieso in der Nähe. Sie zieht den Auftrag per Drag & Drop auf Marcos Kalender. Marco bekommt eine Push-Nachricht auf sein Tablet.
10:05 Uhr. Marco fährt los. Frau Müller bekommt automatisch eine SMS: „Ihr Techniker ist unterwegs und wird voraussichtlich um 10:20 Uhr bei Ihnen sein.“ Kein Anruf nötig.
10:20 Uhr. Marco kommt an und öffnet die FSM-App. Er sieht den Auftrag, die komplette Anlagenhistorie und die Problembeschreibung. Er muss nicht im Büro anrufen. Er hat alles dabei.
11:00 Uhr. Marco hat das Problem gefunden und behoben – ein defektes Ausdehnungsgefäß. In der App trägt er ein: 45 Minuten Arbeitszeit, ein Ersatzteil (Ausdehnungsgefäß 12L, Artikelnummer aus dem System), macht ein Foto vom reparierten Teil und lässt Frau Müller auf dem Tablet unterschreiben. Auftrag erledigt.
11:01 Uhr. Zoho FSM meldet an Zoho Books: Auftrag abgeschlossen. Automatisch wird ein Rechnungsentwurf erstellt – Arbeitszeit, Material, Anfahrtspauschale, alles vorausgefüllt. Gleichzeitig wird das Ersatzteil in Zoho Inventory ausgebucht – der Lagerbestand stimmt immer.
11:30 Uhr. Im Büro prüft die Mitarbeiterin den Rechnungsentwurf in Zoho Books, klickt auf „Senden“ – und Frau Müller hat die Rechnung im Posteingang. Am selben Tag. Nicht nächste Woche. Falls Frau Müller einen Wartungsvertrag abschließen will, geht der Vertrag über Zoho Sign digital zur Unterschrift raus.
Ende der Woche. Der Chef schaut in Zoho Analytics: 23 Aufträge diese Woche, durchschnittliche Bearbeitungszeit 48 Minuten, First-Time-Fix-Rate bei 87%. Alles auf einem Dashboard, ohne manuelles Zusammensuchen.
Diesen Prozess einmal einzurichten dauert ein bis zwei Tage. Danach läuft er – Auftrag für Auftrag, Tag für Tag. Kein Zettel, kein Nachfragen, kein Vergessen. Und das Beste: Mit Zoho One zahlst du für all das eine einzige Lizenz.
Zusammengefasst: Kundenanruf (CRM) → Auftrag (FSM) → Disposition → Techniker vor Ort (Mobile App) → Dokumentation → Rechnung (Books) → Analyse (Analytics). Ein Ökosystem, ein Login, eine Rechnung.
Zoho One testen: Hier registrieren – alle 45+ Apps inklusive FSM, CRM, Books, Desk und mehr. · Oder erstmal nur FSM: FSM Free-Plan starten
Ich werde regelmäßig gefragt: „Warum nicht Salesforce? Warum nicht SAP? Gibt es nicht was Deutsches?“ Berechtigte Fragen. Hier meine ehrliche Einordnung.
Salesforce Field Service ist das Enterprise-Flaggschiff. Wenn du 200 Techniker in 5 Ländern koordinierst und einen dedizierten Salesforce-Admin beschäftigst, dann ist es vermutlich das richtige Tool. Für einen Handwerksbetrieb mit 5 bis 15 Technikern? Völliger Overkill.
Die Kosten beginnen bei etwa 25 Euro pro User und Monat für die Essentials-Lizenz – aber das ist nur der Anfang. Dazu kommen Implementierungskosten (oft fünfstellig), laufende Administrationskosten und eine Lernkurve, für die du realerweise Schulungstage einplanen musst. In der Zeit, die du brauchst, um Salesforce einzurichten, hast du mit Zoho FSM längst die ersten 50 Aufträge abgewickelt.
SAP FSM (ehemals Coresystems) ist ein solides Produkt – für den Mittelstand aufwärts. Die Software ist leistungsfähig, die Integration ins SAP-Ökosystem nahtlos. Aber: SAP ist SAP. Die Implementierung ist komplex, die Lizenzen teuer, und ohne SAP-Berater kommst du nicht weit.
Für einen Betrieb, der bereits mit SAP ERP arbeitet, kann SAP FSM sinnvoll sein. Für alle anderen ist es wie mit einer Kanone auf Spatzen zu schießen. Die meisten Handwerksbetriebe, die ich berate, haben kein SAP und wollen auch keins. Zu Recht.
mfr ist ein deutscher Anbieter aus Hamburg und eine der wenigen echten Alternativen im DACH-Markt. Das Tool ist spezialisiert auf Handwerksbetriebe, hat gute Formulare und Checklisten, und der Support spricht Deutsch.
Die Preise starten bei etwa 29 Euro pro User und Monat. Für ein reines Außendienstmanagement-Tool ist das fair. Was mfr fehlt, ist das Ökosystem: Wenn du zusätzlich CRM, Buchhaltung, E-Mail-Marketing oder Helpdesk brauchst, musst du für jede Funktion ein separates Tool anbinden. Bei Zoho ist das alles unter einem Dach.
Wenn dir eine rein deutsche Lösung wichtig ist und du keine weiteren Zoho-Produkte nutzen willst, ist mfr eine solide Wahl. Wenn du langfristig ein integriertes System willst, hat Zoho die Nase vorn.
Praxedo ist ein französischer Anbieter mit starker Präsenz in Europa. Die Software ist ausgereift, die mobile App gut. Preislich liegt Praxedo bei etwa 24 bis 40 Euro pro User und Monat, je nach Plan.
Praxedo hat gute Routing-Funktionen und lässt sich mit vielen ERP-Systemen verbinden. Der Nachteil: Keine native Integration in ein umfassendes Business-Ökosystem. Wenn du Praxedo mit deiner Buchhaltung, deinem CRM und deinem Helpdesk verbinden willst, brauchst du Middleware wie Zapier oder eine Custom-API-Anbindung. Bei Zoho flutscht das nativ.
| Kriterium | Zoho FSM | Salesforce Field Service | mfr | Praxedo |
|---|---|---|---|---|
| Monatliche Kosten | 0 EUR (Free-Plan) | ab 25 EUR/User + Extras | ab 29 EUR/User | ab 24 EUR/User |
| Mobile Techniker-App | ✓ iOS + Android | ✓ | ✓ | ✓ |
| Offline-Fähigkeit | ✓ Ja | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rechnungsstellung nativ | ✓ via Zoho Books (in One inkl.) | Aufpreis | ✗ Extern | ✗ Extern |
| CRM-Integration | ✓ Nativ (Zoho CRM) | ✓ Nativ | Via API | Via API |
| Business-Ökosystem | 55+ Zoho Apps | Salesforce-Ökosystem | Nur FSM | Nur FSM |
| Einrichtungszeit | 1-2 Tage | Wochen/Monate | 2-3 Tage | 2-5 Tage |
Die Tabelle zeigt die Fakten. Was sie nicht zeigt: Zoho FSM ist das einzige Tool in dieser Liste, das einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan bietet UND sich nahtlos in ein komplettes Business-Ökosystem einfügt. Mit Zoho One bekommst du FSM, CRM, Buchhaltung, Helpdesk und 40+ weitere Apps für 37 EUR pro Mitarbeiter. Bei den anderen Anbietern zahlst du für jede Einzellösung separat – und musst sie mühsam miteinander verbinden.
Hier beschreibe ich den Prozess, wie ich ihn mit Kunden durchgehe. Es ist kein Hexenwerk, aber ein paar Hinweise sparen dir Versuch und Irrtum.
Schritt 1: Zoho-Account erstellen. Registriere dich auf der Zoho-FSM-Seite mit deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse. Wichtig: Nutze die gleiche E-Mail wie für eventuelle andere Zoho-Produkte, damit alles automatisch verknüpft ist. Die Registrierung dauert zwei Minuten.
Schritt 2: Firmendaten konfigurieren. Firmenname, Adresse, Logo, Steuernummern – das ist die Grundlage für Auftragsbestätigung und Rechnungen. Einmal eintragen, nie wieder anfassen.
Schritt 3: Services definieren. Was bietet dein Betrieb an? Heizungswartung, Rohrreinigung, Elektroprüfung, Klimaanlagen-Service? Lege deine Dienstleistungen mit Beschreibung und Standardpreisen an. Später kannst du beim Auftrag einfach aus der Liste wählen, statt alles einzeln einzutippen.
Schritt 4: Techniker anlegen. Jeder Techniker bekommt einen Account mit der mobilen App. Du definierst Qualifikationen (nicht jeder Techniker kann alles) und Einsatzgebiete. Das hilft später bei der Disposition – Zoho FSM schlägt automatisch den passenden Techniker vor.
Schritt 5: Erste Arbeitsaufträge erstellen. Lege ein paar Testaufträge an, weise sie Technikern zu und spiel den Prozess einmal durch. Vom Auftrag über die mobile Erfassung bis zum Abschluss. Das dauert vielleicht 20 Minuten und gibt dir ein Gefühl dafür, wie der Alltag aussehen wird.
Schritt 6: Zoho Books anbinden (oder Zoho One aktivieren). Wenn du Zoho One nutzt, ist Books bereits enthalten – einfach die Integration in den FSM-Einstellungen aktivieren. Definiere Stundensätze, Anfahrtspauschalen und Materialpositionen. Ab sofort werden aus abgeschlossenen Aufträgen automatisch Rechnungsentwürfe in Books erstellt. Wenn du erstmal nur mit dem FSM Free-Plan startest, kannst du Rechnungen aus FSM heraus direkt erstellen und die Books-Integration später nachrüsten.
Schritt 7: Wiederkehrende Wartungen einrichten. Wenn du Wartungsverträge hast, lege die Rhythmen fest: monatlich, quartalsweise, jährlich. Zoho FSM erstellt die Aufträge automatisch zum richtigen Zeitpunkt.
Insgesamt brauchst du für diese sieben Schritte ungefähr einen Tag, wenn du es gründlich machst und parallel die Techniker einweist. Wenn ich es mit einem Kunden zusammen einrichte, schaffen wir es oft an einem Vormittag. Es ist wirklich nicht kompliziert – vor allem, wenn man es mit einer SAP-Implementierung vergleicht, die gerne mal sechs Monate dauert.
Diese Fragen bekomme ich in Beratungsgesprächen mit Handwerkern und Servicebetrieben immer wieder gestellt:
Zoho FSM hat einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan: 30 Termine pro Monat, bis zu 20 Benutzer. Für viele kleine Handwerksbetriebe reicht das völlig aus. Wenn du mehr Termine brauchst, gibt es den Standard- und Professional-Plan – die Preise richten sich nach der Anzahl der monatlichen Termine, nicht pauschal pro User. Du kannst mit dem Free-Plan starten und jederzeit upgraden, wenn dein Betrieb wächst. Keine Kreditkarte bei der Anmeldung, kein Haken.
Nein. Die Zoho FSM App läuft auf jedem halbwegs aktuellen Smartphone oder Tablet – iOS und Android. Die meisten Techniker nutzen einfach ihr vorhandenes Handy. Wenn du Wert auf größere Bildschirme legst (zum Beispiel für Fotos und Checklisten), kannst du günstige Android-Tablets um die 150 bis 200 Euro anschaffen. Robuste Outdoor-Hüllen gibt es für unter 30 Euro.
Ja. Die Zoho FSM App hat einen Offline-Modus. Deine Techniker können Aufträge einsehen, Arbeitszeiten erfassen, Fotos machen und Checklisten abarbeiten – auch ohne Netzverbindung. Sobald das Gerät wieder online ist, werden alle Daten automatisch synchronisiert. In der Praxis relevant: Keller, Tiefgaragen, ländliche Gebiete. Überall, wo das Netz mal schwach ist.
Ja. Zoho FSM hat ein Kundenportal. Deine Kunden können den Status ihres Auftrags online verfolgen – wann der Techniker kommt, was erledigt wurde, wie die Rechnung aussieht. Zusätzlich gibt es automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS: „Ihr Techniker ist unterwegs“, „Auftrag abgeschlossen“. Das reduziert Rückfragen im Büro massiv und wirkt professionell.
Ja. Zoho FSM hat einen Import-Assistenten für CSV- und Excel-Dateien. Wenn du deine Kunden bisher in einer Tabelle gepflegt hast, kannst du sie in wenigen Minuten importieren. Tipp: Räum die Daten vorher auf – doppelte Einträge und veraltete Adressen willst du nicht in deinem neuen System haben. Lieber mit 200 sauberen Datensätzen starten als mit 2000 chaotischen.
Ja. Zoho hat ein EU-Rechenzentrum (in den Niederlanden und Deutschland), und alle Daten bleiben innerhalb der EU. Zoho ist DSGVO-konform, bietet Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) an und hat umfangreiche Datenschutz-Zertifizierungen. Für deutsche Betriebe ist das ein wichtiger Punkt – deine Kundendaten verlassen nicht die EU.
Ja – und das ist einer der größten Vorteile von Zoho. Zoho Books ist die hauseigene Buchhaltungslösung mit GoBD-konformer Rechnungsstellung, DATEV-Export und automatischer Umsatzsteuer. Wenn du Zoho One nutzt, ist Books inklusive und nativ mit FSM verbunden: Aus einem abgeschlossenen Auftrag wird automatisch eine Rechnung. Wenn du eine externe Buchhaltung nutzt (DATEV, Lexware, sevDesk), kannst du Rechnungen per CSV/PDF exportieren oder über die REST-API anbinden.
Für einen Betrieb mit 5 Technikern: ein bis zwei Tage. Am ersten Tag richtest du das System ein – Firmendaten, Services, Techniker, Zoho Books. Am zweiten Tag schulst du die Techniker in der App und spielst ein paar Testaufträge durch. Wenn du mit einem Berater arbeitest, geht es schneller – ich schaffe das mit Kunden oft an einem Vormittag plus einem kurzen Nachtermin für die Feinabstimmung.
Ich berate seit Jahren Betriebe bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Und die größte Lektion, die ich dabei gelernt habe, ist: Die meisten Handwerker wissen, dass sie ein System brauchen. Sie schieben es trotzdem auf. Weil der nächste Notfall wichtiger ist. Weil die Techniker „da nicht mitmachen“. Weil „das ja alles irgendwie funktioniert“.
Bis es das nicht mehr tut. Bis der Betrieb wächst und die Zettelwirtschaft zusammenbricht. Bis ein wichtiger Kunde abspringt, weil er zum dritten Mal keinen Rückruf bekommen hat. Bis die Steuerberaterin fragt, wo die Nachweise für die Materialkosten sind.
Zoho FSM ist kein perfektes Tool. Ich habe oben ausführlich beschrieben, wo die Grenzen liegen. Aber es hat die Eigenschaft, die in meinen Augen wichtiger ist als jedes Feature: Es ist machbar. Du kannst es in einem Tag einrichten. Deine Techniker verstehen die App in 20 Minuten. Und ab dem ersten Einsatz hast du einen saubereren Prozess als vorher.
Die Kombination mit Zoho One macht das Paket rund. Du hast nicht nur Aufträge und Techniker im Griff, sondern das gesamte Unternehmen: CRM, Buchhaltung, Rechnungen, Helpdesk, Lagerverwaltung – alles in einem Ökosystem, alles für einen Preis. Das ist schwer zu schlagen.
Ob das die richtige Lösung für deinen Betrieb ist, hängt von deiner Situation ab. Wenn du zwischen 2 und 50 Techniker koordinierst und aktuell mit Zettel, WhatsApp und Excel arbeitest, dann würde ich sagen: Probier es aus. Der Free-Plan kostet nichts, bindet dich an nichts und reicht mit 30 Terminen pro Monat für den Einstieg.
Wenn du bereits eine Lösung hast und damit zufrieden bist – großartig, bleib dabei. Die beste Software ist die, die deine Leute tatsächlich nutzen.
Und wenn du dir unsicher bist: Fang an. Die größte Hürde bei der Digitalisierung ist nicht die Software-Auswahl. Es ist der erste Schritt.
Wenn du Zoho FSM ausprobieren möchtest: Hier gehts zum kostenlosen Free-Plan – 30 Termine/Monat, bis zu 20 Nutzer, dauerhaft kostenlos. Und wenn du das volle Ökosystem willst: Zoho One ansehen – alle 45+ Apps ab 37 EUR/Mitarbeiter/Monat.
Dieser Artikel stammt von Zophoria – wir sind eine auf Zoho spezialisierte Agentur aus Berlin. Kein anonymer Affiliate-Blog, kein Content-Farm-Artikel, der von jemandem geschrieben wurde, der das Produkt nie angefasst hat.
Wir arbeiten täglich mit dem gesamten Zoho-Ökosystem. Wir richten Zoho FSM für Handwerksbetriebe ein, konfigurieren Zoho CRM für mittelständische Unternehmen, bauen Automatisierungen mit Zoho Flow und n8n, und verbinden die verschiedenen Zoho-Apps so miteinander, dass sie als ein zusammenhängendes System funktionieren. Das ist unser Job. Jeden Tag.
Was uns von anderen Zoho-Partnern unterscheidet: Wir sind ehrlich. Wenn ein Tool nicht das Richtige für dich ist, sagen wir das. Wenn Zoho FSM für deine Anforderungen nicht passt, empfehlen wir dir eine Alternative – auch wenn es kein Zoho-Produkt ist. Wir verdienen unser Geld nicht damit, dir etwas zu verkaufen, das du nicht brauchst, sondern damit, dir das Richtige einzurichten.
Unsere Kunden reichen vom Zwei-Mann-Handwerksbetrieb bis zum Facility-Management-Unternehmen mit 100+ Technikern. Die Gemeinsamkeit: Alle wollen Systeme, die funktionieren, ohne ständig daran herumschrauben zu müssen.
Wenn du Fragen hast – zu Zoho FSM, zum Zoho-Ökosystem allgemein oder zu deinem Außendienst-Prozess – meld dich. Wir beißen nicht.
Unser Angebot
Du kannst Zoho FSM und Zoho One problemlos selbst einrichten – dieser Artikel gibt dir alles, was du dafür brauchst. Aber wenn du sicherstellen willst, dass von Anfang an alles richtig sitzt, oder wenn du deine Techniker nicht alleine mit einem neuen Tool konfrontieren willst, dann machen wir das zusammen.
Unser FSM + Zoho One Setup – 890 EUR (einmalig, netto):
In ein bis zwei gemeinsamen Sessions richten wir Zoho FSM und die wichtigsten Zoho-One-Apps mit dir ein. Nicht für dich, sondern mit dir – damit du und dein Team hinterher wisst, wie alles funktioniert.
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