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Hand aufs Herz: Haben Sie sich schon mit der eRechnungspflicht beschäftigt? Falls nicht – Sie sind damit nicht allein. Seit Januar 2025 gelten neue Regeln für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland. Und ja, das betrifft auch Sie. Die Kurzversion: Der Empfang von eRechnungen ist Pflicht. Kein Wenn, kein Aber.
Aber bevor Sie jetzt in Panik verfallen – es gibt Software, die Ihnen den Großteil der Arbeit abnimmt. Zoho Books für Deutschland ist eine davon. Was die Software kann, wie Sie sie einrichten und warum das Ganze weniger kompliziert ist, als es klingt: Darum geht es in diesem Artikel.
Das Wachstumschancengesetz hat die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zum Standard erklärt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland eRechnungen empfangen können.
Lesen Sie den letzten Satz ruhig nochmal.
Der Empfang ist keine Empfehlung. Keine Best Practice. Es ist geltendes Recht. Der aktive Versand von eRechnungen ist aktuell noch freiwillig – aber auch das wird sich ändern. Die Übergangsfristen laufen, und wer heute schon umstellt, spart sich morgen den Stress.
Was der Gesetzgeber damit bezweckt? Weniger Mehrwertsteuerbetrug. Mehr Transparenz bei Geschäftstransaktionen. Und eine digitale Rechnungsstellung, die in ganz Europa nach einheitlichen Standards funktioniert.
Kurze Klarstellung, weil das immer wieder für Verwirrung sorgt:
Eine PDF per E-Mail? Keine eRechnung. Ein Scan Ihrer Papierrechnung? Auch nicht. Eine eRechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Software kann diese Daten automatisch auslesen und verarbeiten – ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Das ist der entscheidende Unterschied. Nicht digital vs. analog. Sondern maschinenlesbar vs. nicht maschinenlesbar.
Klingt technisch? Für Sie als Anwender macht es keinen großen Unterschied. Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt – Zoho Books kümmert sich darum, dass das richtige Format rauskommt.
In Deutschland gibt es zwei Formate, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllen. Beide haben ihre Daseinsberechtigung, aber sie funktionieren unterschiedlich.
XRechnung ist pures XML. Maschinenlesbar, standardisiert, aber für menschliche Augen nur ein Haufen Code. Wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, werden Sie dieses Format kennen.
ZUGFeRD hingegen kombiniert beides: eine ganz normale PDF-Rechnung – die Sie lesen und ausdrucken können – mit eingebetteten XML-Daten im Hintergrund. Für den Geschäftsalltag zwischen Unternehmen ist das oft die praktischere Wahl.
Die Entscheidung, welches Format richtig ist? Müssen Sie gar nicht treffen. Zoho Books für Deutschland unterstützt beide. Beim Versand wählt die Software automatisch das passende Format – je nachdem, was der Empfänger benötigt.
PEPPOL. Schon der Name schreckt ab. Aber dahinter steckt ein ziemlich simples Konzept.
Stellen Sie sich ein geschlossenes Postsystem vor. Nur wer registriert ist, kann Briefe schicken und empfangen. Jeder Teilnehmer hat eine eindeutige Adresse – seine PEPPOL-ID. Und statt Briefkästen gibt es digitale Zugangspunkte.
Das war’s im Grunde schon.
PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine und ist ein EU-weites Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten. In Deutschland nutzen immer mehr Unternehmen dieses Netzwerk für ihre eRechnungen.
Zoho Books ist über den zertifizierten Zugangspunkt Storecove an PEPPOL angebunden. Das bedeutet: Wenn Sie eine eRechnung versenden, übernimmt Storecove den Transport. Formatkonvertierung, Routing, Zustellung – läuft alles automatisch. Sie merken davon im Arbeitsalltag nichts.
Wenn Sie sich für die Verbindung zwischen Zoho CRM und Ihrer Buchhaltung interessieren, haben wir dazu einen separaten Artikel.
Zoho Books bietet ein Demo-Konto, mit dem Sie alle Funktionen ausprobieren können. Ohne Kreditkarte, ohne Verkaufsgespräch. Einfach testen.
Buchhaltungssoftware gibt es reichlich. Was macht Zoho Books für den deutschen Markt interessant?
Zoho Books ist eine Cloud-basierte Buchhaltungslösung, die sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Für Deutschland gibt es eine eigene Edition – mit Anpassungen an deutsche Steuervorschriften und integrierter eRechnungsunterstützung über PEPPOL.
Was das in der Praxis bedeutet:
Und weil Zoho Books in der Cloud läuft, brauchen Sie keinen lokalen Server und kein IT-Team, das Updates einspielt. Browser auf, einloggen, arbeiten.
Kein Hexenwerk. Kein stundenlanges Setup. So richten Sie die eRechnungsfunktion in Zoho Books ein:
Gehen Sie in die Unternehmenseinstellungen und tragen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein. Das System prüft die Nummer und validiert Ihr Unternehmen für den eRechnungsverkehr. Ohne gültige USt-IdNr. geht hier nichts weiter – logisch, schließlich muss sichergestellt sein, dass nur echte Unternehmen am Netzwerk teilnehmen.
Unter Einstellungen → Elektronische Rechnungsstellung schalten Sie die Funktion frei. Zoho Books verbindet sich im Hintergrund automatisch mit Storecove. Keine separaten Verträge. Keine zusätzliche Software.
Ja, wirklich. Nach diesen zwei Einstellungen können Sie eRechnungen über PEPPOL senden und empfangen. Zoho Books übernimmt Formate, Routing und Compliance.
Rechnung erstellen, absenden. Im Kern ändert sich für Sie wenig. Was sich im Hintergrund abspielt, ist allerdings ziemlich clever.
Sie legen eine Rechnung an – Kundendaten, Positionen, Zahlungsbedingungen. Alles wie gehabt. Dann wählen Sie den Versand als eRechnung. Ein Klick.
Storecove empfängt die Rechnung, wandelt sie in das richtige Format um und schickt sie über PEPPOL an den Zugangspunkt Ihres Kunden. Ob der XRechnung oder ZUGFeRD braucht, erkennt das System von selbst.
Und das Beste: Sie können den Status in Echtzeit verfolgen. Gesendet. Zugestellt. Akzeptiert. Oder – falls etwas nicht stimmt – abgelehnt. Schluss mit der ewigen Frage „Ist meine Rechnung eigentlich angekommen?“
Beim Empfang wird es noch einfacher. Denn: Sie müssen gar nichts tun.
Ihr Lieferant schickt die eRechnung über seinen PEPPOL-Zugangspunkt. Storecove nimmt sie entgegen und leitet sie direkt an Zoho Books weiter. Dort taucht sie als Rechnungsentwurf auf – mit allen Daten, sauber aufbereitet.
Sie prüfen. Stimmt alles? Akzeptieren. Stimmt etwas nicht? Ablehnen oder bearbeiten. So simpel.
Was in der alten Welt passiert wäre: Rechnung per Post erhalten, öffnen, lesen, manuell eintippen, Tippfehler korrigieren, ablegen. Das können Sie sich ab jetzt sparen.
Starten Sie Ihre kostenlose Testversion von Zoho Books für Deutschland. Richten Sie die eRechnung ein, verschicken Sie eine Testrechnung über PEPPOL – und sehen Sie selbst, wie wenig Aufwand das ist.
Nicht jeder Geschäftspartner nutzt schon PEPPOL. Manchmal kommt die eRechnung als Dateianhang per E-Mail. Oder Sie müssen eine Rechnung exportieren, um sie manuell weiterzuleiten. Auch das geht.
Öffnen Sie das Modul Rechnungen oder Lieferantenkredite, klicken Sie auf Import und laden Sie die Datei hoch. Egal ob XML (XRechnung) oder PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) – Zoho Books erkennt das Format und zeigt Ihnen eine Vorschau der Daten. Prüfen, bestätigen, fertig. Die Rechnung landet als Entwurf in Ihrem System.
Umgekehrt funktioniert es genauso unkompliziert. Rechnung erstellen, Exportformat wählen – XRechnung oder ZUGFeRD – und herunterladen. Was Sie dann damit machen, bleibt Ihnen überlassen: per E-Mail verschicken, auf einem Portal hochladen oder archivieren.
Alle exportierten Rechnungen entsprechen der europäischen Norm EN 16931. Das ist der Standard, den der Gesetzgeber für maschinenlesbare Rechnungen vorschreibt.
Wenn Sie tiefer in das Thema GoBD-konforme Buchhaltung mit Zoho einsteigen möchten – dazu haben wir einen eigenen Leitfaden.
Technik ist das eine. Die Umstellung im Unternehmen das andere. Ein paar Dinge, die in der Praxis oft übersehen werden:
Klingt banal, wird aber häufig vergessen. Teilen Sie Ihren Kunden und Lieferanten Ihre PEPPOL-ID mit. Fragen Sie nach, ob die Gegenseite schon eRechnungen verarbeiten kann. Je früher Sie das klären, desto weniger Reibung entsteht im Tagesgeschäft.
Auch wenn Zoho Books den technischen Part übernimmt – Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung sollten wissen, wie eRechnungen in der Software aussehen, wie man sie prüft und was bei einer Ablehnung passiert. Das ist keine Raketenwissenschaft, aber ein kurzes Briefing spart später viele Rückfragen.
Der Versand von eRechnungen ist noch freiwillig. Noch. Die vollständige Pflicht kommt. Und wenn sie kommt, wollen Sie nicht derjenige sein, der in letzter Minute hektisch seine Prozesse umstellt. Wer jetzt anfängt, hat alles in Ruhe getestet und eingerichtet, bevor der Druck steigt.
Einen Überblick, wie Zoho Books in das gesamte Zoho-Ökosystem passt, finden Sie in unserem Artikel über Zoho One für den Mittelstand.
Die eRechnungspflicht ist da. Das ist Fakt. Aber sie muss kein Problem sein.
Zoho Books für Deutschland liefert alles, was Sie für den Einstieg brauchen: eRechnungen über PEPPOL senden und empfangen, XRechnung und ZUGFeRD beim Import und Export, Statusverfolgung in Echtzeit und eine Einrichtung, die in Minuten erledigt ist.
Was wir in der Praxis sehen: Die meisten Unternehmer sind überrascht, wie wenig Aufwand die Umstellung tatsächlich bedeutet. Der schwierigste Schritt? Anfangen.
Testen Sie Zoho Books für Deutschland. Richten Sie Ihre eRechnung ein, verbinden Sie sich mit PEPPOL und erleben Sie, wie wenig zwischen Ihnen und einer gesetzeskonformen Rechnungsstellung steht. Der erste Schritt dauert keine zehn Minuten.
Ja. Es gibt eine eigene Deutschland-Edition mit eRechnungsunterstützung (XRechnung und ZUGFeRD), PEPPOL-Anbindung über Storecove und Anpassungen an deutsche Steuervorschriften.
Zoho Books unterstützt XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von eRechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland verpflichtend. Die Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz.
PEPPOL ist ein EU-weites Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten. Zoho Books nutzt den Zugangspunkt Storecove, um eRechnungen über dieses Netzwerk zu senden und zu empfangen – sicher und standardkonform.
Die Einrichtung dauert wenige Minuten. Sie hinterlegen Ihre USt-IdNr. und aktivieren die elektronische Rechnungsstellung in den Einstellungen. Danach können Sie sofort eRechnungen senden und empfangen.
